|
Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я делаю небольшую пометочку против него – «возможное ВЯ» – и я уверен, что в дальнейшем вернусь к нему, если это действительно окажется важным делом. Раз в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю невостребованные дела.
Многие из дел «В» можно легко превратить в дела «ВЯ» без особого вреда. Конечно, некоторые дела «В» следует делать. При всей их незначительности существует возможность существенного ущерба, если вы их не сделаете вовремя. Вы можете сделать эти дела более приемлемыми, если вы будете рассматривать их в более широком контексте. Правительственный чиновник, который тратит целый день на подготовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу, не должен забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что ты – государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. По этой же причине торговый служащий, посвятивший большую часть времени выяснению причин отсрочки в исполнении пустячного заказа на сумму в 2 доллара 17 центов для лучшего клиента фирмы, не должен забывать, что 40 процентов прошлогодних доходов их компании пришлось именно на этого клиента.
Когда дело «В» достигает стадии кризиса
Некоторые дела, такие как заправка бензобака, которые относятся к классу «В» и могут быть отложены, превращаются в источники большого кризиса, если их откладывать на неопределенно долгое время. Вы мало что выиграете, если будете заправлять бензобак, когда он заполнен на три четверти. В то же время нет необходимости говорить, что, если вы чересчур затянете с этим делом «В», то вы потеряете очень много времени, застряв посреди дороги с пустым баком, особенно, если рядом не будет бензоколонок и проезжающих машин.
Аналогичным образом не стоит откладывать на неопределенно долгий срок такие скучные дела, как приобретение страховки и составление завещания даже если вы абсолютно уверены в пожарной безопасности вашего дома и в своем крепком здоровье. Не стоит бесконечно откладывать и такое заурядное дело, как стирка вашего белья. Может оказаться, что вы останетесь без чистого белья как раз в тот момент, когда вы должны собираться в гости
Запомните, что дела «В» редко достигают кризисной стадии без предупреждения. Они постепенно поднимаются по лестнице. Допустим, от вас потребовали составить обычный производственный отчет. У вас возникает подозрение, что это дело «В» умрет естественной смертью. Через несколько дней к вам поступает вторичный запрос об этом отчете Вы берете это дело из кипы ваших бумаг и кладете на самый верх. Вы решаете, что это дело – из категории «Б» Когда начальник вам заявляет: «Чтобы завтра отчет был у меня на столе, или вылетишь отсюда», вы понимаете, что это дело класса «А» и его надо делать. Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела. Если вы сообразительный человек, то давно усвоили, что некоторые дела класса «В» превращаются в источник кризиса. Поэтому самым правильным отношением к делам «В» является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать вам опасность его перерастания в кризис. После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив простую проблему.
Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, составление досье или учет на один день, отложите эти занятия Просто в вашей жизни будет меньше уборки, стирки, составления досье или учета Если вы будете постоянно оказывать сопротивление делам «В», вы существенно увеличите число дел, которые превратятся в дела «ВЯ» Всегда будьте готовы задать вопрос:
«Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело „В“ Если вы на это можете с уверенностью ответить: „Ничего страшного не произойдет“, тогда не делайте этого.
Вам нужен ящик для дел «В»
Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги, относящиеся к делам высокого класса «А», оказались погребенными под ворохом дел «В». Закрепите на вашем письменном столе особое место для дел «А». Выделите специальный ящик для бумаг класса «В», в который вы будете складывать незначительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик должен быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый шкаф. Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел «А» и «Б» и большую пачку из дел «В». Постарайтесь рассортировать дела «Б», выделив из них часть для пачки «А», а часть – для пачки «В». Затем положите бумаги «А» в особое место, а бумаги «В» – в особый ящик.
Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение нескольких месяцев, уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на большую поверхность. Из этих бумаг вы сможете отобрать те, что можно распределить на три части – «А», «Б» и «В». Остальное – ненужный хлам, который можно тут же выбросить Если операция проведена успешно, то вам понадобится не одна мусорная корзина.
Если же вы – домашняя хозяйка и у вас нет своего письменного стола, то у вас могут возникнуть те же проблемы, что и у миссис Джоунс. У нее был единственный ящик в столе, куда она складывала письма, записки, вырезки из газет и журналов, расписания занятий своих детей, объявления о собраниях, рекламные проспекты, счета, чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по истории Китая, которые она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и поздравительные открытки.
Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного выхода, кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск нужного письма. Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам, ей опять приходилось вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно меньше заниматься этой неприятной процедурой, и поэтому откладывала ответы на важные письма.
Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей приобрести специальный ящик для досье и сотню больших конвертов. Миссис Джоунс завела отдельные конверты для рецептов, счетов, писем, на которые надо было ответить, для писем, которые она хотела сохранить, для бумаг, посвященных учебе детей, рекламным проспектам и т.д. С помощью этой системы хранения она могла легко распределять и новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она собиралась написать ответ, ей не нужно было тратить много времени для того, чтобы найти нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.
Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой порядок в распределении бумаг. Самое главное в таком порядке – это отделять важные дела «А» от менее значительных дел «В». Если у вас много документов и переписки, вам необходимо разделить их на категории «А», «Б» и «В».
Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола
Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик для досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь удобное место для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в которых вместо журнального столика около дивана был размещен письменный стол с настольной лампой. Некоторые дизайнеры предлагали использовать незанятый угол кухни для хранения бумаг и занятий «бумажными делами». Я от всей души приветствую такие попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.
Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о новинках моды, направляли предложения от различных производственных и оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и счета. Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их содержимое. Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как улучшить свое дело.
Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не хотел расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной форме. Однако он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от их значимости, поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров.
Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после получения утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая наиболее значительные послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему складывать все бумаги, относящиеся к делам «Б» и «В» в правый ящик стола. На следующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось свободное время. Часто, возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к «сегодняшней» почте. Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.
Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две – три недели, он повторял эту процедуру.
Следующая стадия – мусорная корзина
В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на которой он написал: «Дела „В“, взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 – 30». Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний выбрасывал почти все и оставлял лишь две –три бумаги, которые сохраняли для него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот же день.
Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера, оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после подготовки этого меморандума.
Как не утонуть в бумагах
Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с, ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.
Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.) Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же выбрасывать, какие – направлять другим людям, а какие – складывать в архив.
Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три папки: «Принять меры», «Информация» и «Отложено». Папку «Принять меры» он прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг. Папку «Информация» он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде. Он укладывал папку «Отложено», в которой находились периодические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными делами.
Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги.
Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.
Только один раз, зато с толком!
Одно из моих правил гласит: «Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз». Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо. Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.
Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным действиям; Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе. Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого размышления.
Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: «Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана». Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодится.
Например, начальник может взять бумагу и подумать:
«Это – малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело закрутится». Таким образом, он хотя бы немного продвинул дело вперед, продумав следующий шаг, который он предпримет. Когда бумага вновь попадет к нему в руки, он уже не положит ее обратно, пока не наберет номер телефона.
С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне жаловалась секретарь на своего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их по меньшей мере три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток.
Пусть ваша секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта, если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.
Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. Задайте себе вопрос: «Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть». А потом немедленно приступите к делу.
Как справиться с информационной перегрузкой
Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, «А» от «В», когда дело касается новостей в их области или текущих событий. Учитывая ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет, еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании? Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на книги? Или же вы позволяете ежедневным событиям идти своим чередом, уделяя главное внимание ежемесячным журналам и книгам, написанным специалистами в данной области?
«Правильного» ответа на такие вопросы быть не может; все зависит от вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы принимали эти решения сознательно, а затем воплощали их в жизнь. Если вы приняли решение, что не стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на них более часа, то вы вправе усомниться в правильности своего решения. Возможно вы решите тратить на чтение газет больше времени.
Многие начальники жалуются, что у них не хватает времени на чтение книг, которые бы им пригодились в их работе. В то же время у них в течение месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно это объясняется тем, что газеты постоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно невелика и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения. Книги же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а их чтение требует «серьезного» настроя. В результате большинство начальников читают сотни газет в Течение года и лишь единицы книг.
Читайте книги как газеты
Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для вашей работы, постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей процедуре. Составьте список книг, которые вы бы хотели прочитать для повышения вашего профессионального уровня и расширения общего кругозора. Пусть ваша секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом списке, к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно забирает у вас книгу, которую она доставила вам вчера. Ничего страшного, если вы вчера не успели взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались.
Так же, как и чтение газеты вы начинаете с просматривания заголовков, постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро просмотрите книгу, порой останавливаясь на отдельных местах, привлекших ваше внимание. Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете ознакомлению с газетой.
Изложение материала в нехудожественном произведении во многом определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными тезисами книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления более пространно, заполняя этим целую книгу.
Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к вашей конкретной ситуации. Предисловие и перечень глав, а также краткие аннотации, которые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда речь идет о чем-то важном для вас. Таким образом вы сумеете извлечь много пользы из книги за сравнительно короткое время.
С помощью этого метода вы сможете резко поднять качество вашего чтения и одновременно увеличить количество книг, с которыми вы ознакомились. По мере того, как все большее число книг будет появляться на вашем письменном столе, вы будете все лучше ориентироваться в имеющейся литературе. Вместо чувства беспокойства по. поводу того, что вы так и не «добрались» до чтения серьезной литературы, у вас появится ощущение уверенности, что ряд книг, которые вы не прочитали, для вас не представляет интереса и не заслуживают вашего внимания. С другой стороны, постоянное общение с литературой будет способствовать тому, что вам попадутся такие книги, которые потребуют тщательного изучения и заслужат нескольких часов вашего внимательного ознакомления.
Люди быстро забывают прочитанное. Поэтому, даже если вы внимательнейшим образом прочитаете книгу, вряд ли вы сумеете все в ней запомнить. Если вы попытаетесь пересказать содержание этой книги другу, вы вероятно обнаружите, что сможете вспомнить из нее лишь несколько наиболее ярких эпизодов. Так как вы все равно мало что запомните, то необходимо проявлять разборчивость и читать лишь то, что стоит запомнить.
Возможно, что в течение жизни вы собрали целую библиотеку, состоящую из книг, которые особенно привлекли ваше внимание. Когда-то вы их внимательно изучали, но со временем вы вероятно забыли многое из них. Вам следует воспользоваться методом чтения газет для того, чтобы просмотреть эти книги и восстановить в памяти содержащиеся в них главные мысли.
Порой вам попадается книга, которая может оказаться полезной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас; все равно вы забудете многое из прочитанного. Вместо этого, попросите вашего секретаря записать название книги в специальное досье на память. Один врач, который завалил свой кабинет непрочитанными книгами и рефератами, перешел к регистрации их названий и краткого содержания на специальных карточках. Теперь у него по крайней мере освободилось много места на столе для чтения.
Если вам кажется, что такой способ знакомства с книгами несколько поверхностен, взгляните на полезный эксперимент. Учтите, что даже если вы будете читать книги хотя бы столь же поверхностно, как и газеты, вы все же сумеете поглотить новые и полезные для вас идеи. Кроме того, вы увидите, что ваше чтение будет доставлять вам больше удовольствия по мере того, как вы сможете прочитывать больше за меньшее время.
Стоит ли вам обучаться ускоренному чтению?
Чем быстрее вы читаете, тем больше вы экономите время. Однако я обнаружил, что очень мало людей, которые прошли курсы ускоренного чтения, сумели сохранить те навыки, которые они приобрели во время учебы. У большинства людей, освоивших новые приемы чтения, ускоренные темпы сохраняются в течение нескольких недель, но затем восстанавливается прежняя скорость. Разумеется, если вам по долгу службы приходится много читать, такие курсы вам помогут, потому что те, кто читает регулярно не менее двух часов в день, могут сохранить приобретенное ими умение ускоренного чтения.
Однако я считаю, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость. Другими словами, постарайтесь избавиться от чтения «В», не приносящего удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше времени и энергии для чтения «А» (сохраняя вашу обычную скорость).
У меня и моей жены есть привычка читать друг другу книги вслух. Так мы прочитываем по двадцать книг в год. Мы бы могли прочесть эти книги про себя гораздо быстрее. Однако более рациональный способ – не обязательно лучший. Читать книги вслух не рационально, но это замечательный способ проводить время вместе.
Глава 11. Как сделать лучше себе и другим людям
Иногда ваш способ расходования времени может стать причиной недовольства других. Все жаждут внимания: Предоставление каждому человеку того внимания, на которое он рассчитывает, требует много времени. Однако вы не можете удовлетворить потребности всех людей в вашем внимании к ним. Если вы решили отказаться от ваших еженедельных игр в теннис, потому что они перестали доставлять вам удовольствие, то возможно, что ваш постоянный партнер по игре будет вами недоволен. Если вы решили, что не стоит тратить время на обучение вашего подчиненного, потому что вы поняли, что ваши уроки не идут впрок, то вам надо быть готовым к тому, что это ему не понравится. Если вы отложите поставку товара для Джоунса, так как вам нужно выполнить срочный заказ компании «Смит и сыновья», не удивляйтесь тому, что Джоунс придет в ярость и даже откажется от сотрудничества с вами в будущем.
Перед вами часто возникает дилемма: отложить ваше дело «А» или что то сделать для других людей. Чтобы сделать дело, которое не является для вас важным, но для другого человека оно важно, может потребовать от вас мало времени и усилий: гораздо меньше, чем если вы попытаетесь объяснить, почему вы не считаете просьбу, обращенную к вам, достаточно важной.
С другой стороны, вряд ли стоит постоянно выполнять чужие дела «А» за счет вашего времени; у вас просто его не хватит. Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете отложить ее исполнение (во всяком случае после первой просьбы). Некоторые из таких просьб, с которыми к вам обращаются, быстро забываются самими просителями или же начинают ими расцениваться как дела «В» и их вообще не стоит исполнять.
Научитесь говорить «НЕТ»
Иногда самым лучшим ответом будет ваше «нет», сказанное в самом начале. Это короткое слово, произнесенное вежливо, но оно может сберечь вам массу времени. Очень важно, чтобы другие люди не разбазаривали ваше время. Когда вы заявляете «нет», не стоит казаться без нужды несправедливым или бессердечным, однако окружающие вас люди должны почувствовать твердость вашего слова.
Вы можете сказать другому человеку, что прекрасно понимаете важность его просьбы, но, что у вас слишком много дел, чтобы помочь ему. Если вы считаете, что для вас будет так легче, то извинитесь, объясните, что у вас одно или два важных дела, которые требуют вашего неотложного внимания. Возможно, что этот человек поймет вашу точку зрения и даже извинится за попытку отнять ваше время.
Некоторым людям чрезвычайно трудно сказать «нет». Мой клиент миссис Филмор обнаружила, что она тратит большую часть своего времени, выполняя дела других людей. Когда мы внимательно разобрали с ней сложившееся положение, то оказалось, что она говорила «да», потому что боялась встать на защиту своих приоритетов. Возможно, что ее беды начались еще в детстве. Ее родители давили на нее, ограничивали свободу действий и не только говорили ей, что ей надо делать, но и когда она должна это делать.
По мере того, как мы разбирали ее проблемы, она поняла, что ее нежелание сказать «нет» является несправедливым даже по отношению к окружающим людям. Она признала, что часто говорит «да» даже в тех случаях, когда почти нет никаких гарантий того, что она сможет выполнить обещанное. В одном случае она очень разочаровала человека, который имел большое значение для миссис Филмор. Он договорился бы с другими людьми, если бы только догадался, что «да» миссис Филмор на самом деле означает «может быть». Она сумела принять правильное решение, когда, наконец, поняла, что сказать «да» и не выполнить обещание гораздо хуже, чем сказать «нет».
Помимо нежелания сказать «нет» существуют другие способы обмана людей. Служащий, который клятвенно заявляет, что «сейчас будет сделано» (вне зависимости от того, намерен он выполнить свое обязательство или нет), коллега, который выражает вам сочувствие в то время, когда требуются действия, человек, который утверждает, что никогда не получал вашего письма с просьбой, – все они расхищают ваше время и свое собственное просто потому, что они не научились говорить «нет». Все это свидетельствует о низкой морали, низком уровне деловой жизни, низком качестве межличностных отношений и усложняет жизнь.
Компромиссы, которые нужны
Что делать, если к вам с просьбой обращаются ваша жена, ваш начальник, ваш ребенок, ваш родитель или ваш лучший друг, и вы чувствуете, что не можете им сплеча отрубить «нет»? Однако, вы можете удовлетворить других людей и не пожертвовать своими приоритетами, если постараетесь найти компромиссы.
Когда другой человек просит вас сделать что-нибудь для него, он часто больше заинтересован не в идеальном качестве, а в быстроте исполнения. Если вы чувствуете, что заявки на ваше время не превышают разумных пределов, то ищите способов сократить продолжительность их исполнения. Если ваш начальник неожиданно просит вас быстро представить ему отчет об объеме продаж за месяц, скорее всего его удовлетворит короткий обзор, но приготовленный быстро. Если ваша дочка просит вас сшить ей новое платье для вечеринки, предложите ей вместо этого юбку, которую можно быстро скроить.
У некоторых людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы фактически приучили их к этому. Возможно, вы раньше готовили всей семье завтраки для школы и работы, – это было вашим делом «А». Но с тех пор вы сами стали работать. Вам пора отучить ваших домашних от этой привычки, возможно договорившись о том, чтобы завтраки все готовили по очереди. На работе вы можете отучить настойчивого клиента от возникшей у него привычки идти к вам по всем вопросам, предложив ему обращаться в отдел сервиса, где ему будет оказано необходимое содействие быстро и эффективно.
Другим способом разрешить конфликтную ситуацию (его дело «А» против дела, которое является «В» для вас) – это попытаться обсудить и взвесить альтернативы: например, обсудить с мужем все домашние обязанности. Это позволит мужу увидеть, сколько дел вы уже делаете, и возможно он поймет, что его новые претензии на ваше время являются чрезмерными. Возможно, он никогда об этом не задумывался раньше и вы сможете сократить круг ваших семейных обязанностей и освободить больше времени для дел «А».
Когда вы работаете вместе с партнером, постарайтесь сопоставить свой и его списки «Что надо сделать». Договоритесь о тех предметах, которые вы оба считаете наиболее важными. Потом постарайтесь расширить зону согласия, рассмотрев те дела, значение которых вы оцениваете по-разному. Выскажите вашу точку зрения и постарайтесь убедить его в том, что дело, которое он отнес к классу «А», на самом деле принадлежит к классу «В». Выслушайте и его точку зрения и постарайтесь ее понять. Будьте готовы изменить свою оценку приоритетов, если он сможет убедительно доказать, что дело, которое, по-вашему, является «В», фактически является «А».
Когда согласия достичь невозможно, можно пойти на взаимные уступки. В обмен на то, что вы сделаете его дело «А» своим делом (которое на ваш взгляд не обладает большой ценностью), попросите его, чтобы и он сделал для вас одно ваше «А». Возможен и обратный компромисс: « Я не буду тебя просить сделать это, если ты не будешь просить меня сделать то». Так вы с помощью простого обмена сможете избавиться от многих дел «В», поглощающих время.
Очередность в распределении времени
Когда на ваше время и внимание претендует несколько людей, лучше всего создать систему, которая справедлива для всех. У Сэлли из группы стенографисток полдюжины «начальников», которые дают ей работу в порядке живой очереди. Однако, когда заказ поступает от главы фирмы, то он получает «зеленую улицу». Если же два других «начальника» одновременно требуют ее услуг, то она либо предлагает им самим найти выход, либо идет к руководителю фирмы, чтобы он разрешил конфликтную ситуацию.
Очередность в распределении времени, как и справедливость в распределении других благ, особенно важна для детей, которые часто соперничают за внимание и время своих родителей. Например, за нашим обеденным столом есть одно место, рядом со мною и моей женой, которое больше всего любят все наши дети. Мы бы хотели, чтобы все они сидели около нас все время, но это невозможно. В интересах справедливости это место по очереди занимает каждый из троих.
Мы стараемся также равномерно распределить время и внимание между детьми перед тем, как они укладываются спать. К счастью они все ложатся спать в разное время. Мы поочередно заводим будильник на пятнадцать минут, которые целиком посвящены прощанию перед сном с каждым из них.
Вне зависимости от того, какой способ вы изберете для того, чтобы оградить себя от чрезмерных просьб, следует в то же время проявлять внимание и предусмотрительность в отношении других людей. Если вы будете стараться уважать интересы других людей и не допускать пустой растраты их времени, они также будут проявлять предупредительность к вам и уважать ваше время. А разве вы не стремитесь получить больше времени, чтобы делать ваши дела?
Глава 12. Как найти тихий час для себя
Допустим, в соответствии с вашим расписанием вы выделили особое время для напряженных размышлений. Вопрос в том: «Оставят ли вас в покое, чтобы вы могли по-настоящему сосредоточиться?» Как прекрасно знает всякий служащий, поток посетителей и телефонные звонки не прекратятся только потому что вы решили побыть наедине с самим собой. Кроме того, возможно, что вы не захотите пребывать в гордом одиночестве. Большинство людей испытывают потребность в обществе других людей, когда они занимаются своими делами. Надо лишь продумать, как регулировать ваше общение с другими людьми.
«У тебя найдется минутка?» – этот вопрос на самом деле означает: «Можно я привлеку твое внимание к предмету, обсуждение которого займет неопределенно долгое время?» Поэтому в следующий раз, когда вы услышите вопрос: «У тебя найдется минутка?», вы можете сказать: «А на это действительно потребуется минутка?», или «Конечно, минутка у меня найдется, но если это дело потребует больше времени, давай займемся им попозже».
Кто чаще всего врывается в вашу жизнь? Может быть это – Наименее Значительные Лица? Вам стоит это выяснить. Если перерывы в вашей работе, вызываемые внешним вмешательством, создают вам серьезные трудности, то постарайтесь вести учет звонков и посетителей. Руководитель одного благотворительного фонда мистер Джэксон вел такой учет в течение недели. Он записывал имена тех, кто его отвлекал от дел и по какой причине, а затем отмечал, были ли у него заранее намечены беседы и встречи с этими расхитителями времени. Результаты учета подтвердили справедливость правила 80/20. Восемьдесят процентов вмешательств в его дела осуществляли 20 процентов посетителей и телефонных собеседников. Наибольший урон нанесли два человека: его помощник и другой подчиненный.
Такая активность вполне поддается регулированию, и я вам покажу, каким образом это можно делать. Но даже если у вашего начальника есть привычка вызывать вас утром в свой кабинет и уничтожать тщательно подготовленный вами план действий, неожиданно давая вам задание, выполнение которого займет большую часть дня, вам не стоит совершать харакири. Попробуйте испытать на практике следующие идей.
|
