|
Поводов для этого может быть сколько угодно, а результат – нарушение нормального графика работы организации и потеря драгоценного времени на выяснение отношений. Таким образом, начальник должен заблаговременно понять скрытые темные мысли сотрудника, чтобы каким либо образом «обезвредить» его еще до того, как он начнет организовывать бунт на предприятии.
Существует определенный круг лиц, которым очень трудно приспособиться к общему графику организации. Таких людей сам факт ограничения свободы приводит в уныние, не говоря уже о каких либо успехах. Часто бывает, что такие люди всю жизнь проводят на нелюбимой работе, становятся глубоко несчастными и недовольными собой. Им невдомек, по какой причине все окружающие могут жить в определенном ритме, а они – нет.
Советское общество не воспринимало свободный труд. В таких условиях все должны были выходить на работу по гудку с завода и заканчивать, ориентируясь на него же. Оно сформировало стандартный тип рабочего времени для граждан страны.
В современном же государстве у человека появляется все больше и больше альтернатив.
Огромное количество фирм и иных организаций пользуются услугами свободных агентов, которые на основании определенного договора выполняют ряд услуг. При такой расстановке сил гражданин имеет право свободно располагать своим временем. Он может, к примеру, один день посвятить вопросам здоровья и отдыха, не задумываясь ни о чем серьезном, однако несколько последующих – интенсивно работать, чтобы выполнить условия договора. Причем для некоторых людей не имеет большого значения даже время суток.
В настоящее время большое количество учреждений, организаций, предприятий выбирают нестандартные формы работы, для того чтобы достичь наилучших результатов. Руководители внедряют различные обучающие программы, для того чтобы сотрудники могли наиболее эффективно использовать отведенное для них рабочее время.
Таким образом, вкладывая денежные средства в образование своих сотрудников, руководитель впоследствии непременно окупает их, так как новые навыки позволяют работнику ту же самую работу сделать в несколько раз быстрее и качественнее.
В настоящее время такие вопросы имеют очень большое значение, так как в стране существует и здоровая, и нездоровая конкуренция между организациями. Новая экономическая и правовая системы, с одной стороны, создают очень много так называемых подводных камней для развития бизнеса, а с другой – предоставляют свободу выбора во множестве вопросов, касаемых организации трудовой деятельности. Успех руководителя и его подразделения, таким образом, зависит не только от того вида деятельности, которым они занимаются, но и от личных способностей руководителя принимать быстрые и рациональные решения.
Итак, время стандартов и шаблонов прошло. Старые приемы и методы работы уже не являются определяющими для нормального развития бизнеса и трудовой деятельности в целом. Не только каждому руководителю, но и каждому работнику стоит проявлять больше смелости и нестандартно подходить к каждой производственной ситуации.
В настоящее время ни для кого не секрет, что успех трудового коллектива во многом зависит и от того, как о работниках заботится руководство. Многие крупные компании применяют в своей работе профессиональные тренинги.
Теперь каждый сотрудник независимо от занимаемой должности ведет беседу с иными участниками коллектива, делится своими проблемами, связанными с трудовой деятельностью, высказывает свои предположения по поводу возможности улучшения условий работы и иных моментов, с ней связанных. После этого все желающие могут высказать свое мнение по поводу его проблем или предложить выход из сложившейся ситуации.
Раскрепощенная демократическая обстановка позволяет работнику ощущать себя комфортно в моральном отношении. В последующем он предпримет все попытки, чтобы исправить свои недостатки в работе, и непременно воспользуется советом коллег. Подобные, не слишком длительные мероприятия позволяют в дальнейшем сэкономить массу времени всем работникам и добиться лучших производственных результатов.
В наиболее успешных организациях руководители пошли еще дальше. Придерживаясь мнения, что хороший сотрудник – это энергичный, экономящий свое время и здоровый человек, они организуют не только работу, но и отдых для своих подчиненных.
Особенно характерно подобное для крупных корпораций, которые стараются с пользой использовать опыт иностранных организаций.
В настоящее время крупные собственники, которые стараются приумножить свой капитал, прежде всего прикладывают все усилия, для того чтобы повысить работоспособность и свою, и своего трудового коллектива. Одной из самых перспективных идей современных корпоративных объединений стала идея организации спортивных комплексов и иных мероприятий отдыха.
Причем сотрудники таких предприятий или учреждений имеют возможность улучшить состояние своего здоровья, отдохнуть от умственного труда, переключившись на физический, в большинстве случаев даже не выходя из стен здания, в котором проходит их трудовой день. Нужно сказать, что это крайне удобно, во первых, по причине того, что экономится масса времени, не нужно никуда отправляться после работы, а во вторых, во время тренировки сотрудник снимает стресс, который мог получить в течение рабочего дня. Это дает максимальную гарантию того, что человек придет домой в прекрасном настроении, посвятит оставшееся свободное время семье, занимаясь чем то приятным, а не перекладывая на других ее членов свои проблемы.
В итоге можно сказать, что в современном обществе проблема личного «Я» и коллектива стоит очень остро. Если человек не может ужиться с коллективом, он вряд ли добьется каких либо успехов в своей трудовой деятельности. Он будет считать, что большая часть жизни прожита напрасно. То время, которое можно было бы потратить с пользой, ушло в небытие. И в конце концов, какого бы вопроса ни касался человек, проблема времени всегда первична, а следовательно, ей стоит уделять гораздо больше внимания, нежели остальным.
Глава 7. Главное – не отвлекаться
Как известно, время не ждет. Оно уходит, унося деньги и счастье, молодость и здоровье. Есть много аспектов в проблеме экономии времени, но самый главный из них – это бесполезная трата рабочего времени. В этой главе мы поговорим о тех «недоброжелателях», которые, сами того не подозревая, крадут наше время. Если кража любой собственности карается законом, то кража времени – явление вроде бы безобидное и незаметное.
Как же экономить рабочее время? Надо ли карать тех, кто его крадет и расходует? Ответ не так сложен, как кажется, достаточно понять, что для вас важно, а что может подождать более подходящего момента. Мы часто говорим, что рабочего дня нам не хватает, мы успеваем сделать только половину, а то и того меньше запланированной работы, но что мы делаем для того, чтобы нам его хватило? Ровным счетом ничего.
Для того чтобы понять, кто в этой ситуации крадет драгоценное время, достаточно вооружиться трезвым взглядом на жизнь и с небольшой долей иронии посмотреть хотя бы на то, как начинается ваш рабочий день: с разговора с коллегами, распивания чая или кофе, обсуждения общих знакомых, сериалов, родственников и прочих мелочей. Это занимает около часа, а иногда (особенно если речь идет о представительницах прекрасного пола, которые жить не могут без подобных разговоров) гораздо больше. Вот вам и нехватка драгоценного времени. Не зря работодатели требуют от своих подчиненных внимательности и, как это ни парадоксально прозвучит, работы, так как уж кто кто, а они понимают, что время – деньги.
Времени, как, впрочем, и денег, никогда не будет достаточно. Как люди выходят из положения, когда им не хватает денег? Они разрабатывают своеобразный план, согласно которому делают покупки. Это позволяет им использовать деньги рационально и экономно. А раз «время – деньги», как говорят мудрые люди, то подобная политика в отношении времени вполне уместна. Определите для себя, сколько (конечно, эти подсчеты будут приблизительны) времени у вас уходит на работу, сон, отдых, и планируйте свой день, исходя из подобных данных. Можно составлять письменный план. Потом, когда вы привыкнете к подобному распорядку, вам будет гораздо легче использовать время так, чтобы его на все хватало.
Проблема, которая связана с постоянными перекурами, прогулами, общением на рабочем месте, отнимающим массу рабочего времени, не нова. Теперь мы поговорим о том, кто и как крадет наше время, чем это может быть чревато и как с этим бороться. Как уже говорилось, не потерять время, особенно рабочее, очень важно, поэтому необходимо оградить себя от людей, которые умышленно или случайно крадут наше время. Если это невозможно сделать полностью, то постарайтесь сделать эту кражу менее значительной.
Вспомните детскую сказку о потерянном времени, когда герои стали ценить время, только после того как поняли, что им угрожает смертельная опасность. Но в настоящей повседневной жизни мы и не задумываемся над тем, что время проходит, а все то, что должно было быть сделано за те часы, минуты и даже секунды, которые бесцельно пропали, накапливается, создавая одну большую задолженность, которую рано или поздно нам все равно придется разгребать. Особое значение вопрос нехватки времени приобретает, когда речь идет о рабочем времени.
Ощутить эту нехватку не так сложно, если перед вами стоит цель и вы не просто проводите время, а стараетесь заработать деньги, подняться по служебной лестнице. В этом случае человек понимает, что каждая потерянная даром минута отдаляет его от поставленной цели, и он изо всех сил старается экономить время. Но если человек ходит на работу только пообщаться и отдохнуть, то потеря времени достигает огромных масштабов.
В предыдущих главах мы уже говорили о том, как ценно время и что может повлечь за собой его потеря. Поэтому если вы, дорогой читатель, относитесь к разряду людей, которые тратят время без сметы и плана, то вам следует срочно пересмотреть свое поведение. Но пока мы не будем говорить о вашем поведении, потому что для этого в нашей книге отведена отдельная глава. Через призму иронии и здравого смысла мы рассмотрим тех людей, которые крадут наше время.
Безусловно, в большинстве случаев человек сам виновен в потере времени: постоянные «перекуры», разговоры, походы по магазинам, которые экономят ваше личное время, но тратят рабочее, и т. д. Однако бывают ситуации, когда в потере рабочего времени виновны другие люди, например ваш начальник. Начальник – это человек, которому по долгу службы положено «вредничать» и следить за работой подчиненных, но иногда его деятельность забирает значительную часть времени его подчиненных. Ему не скажешь: «Отстань от меня» или «Только не сейчас», – поэтому вам придется отодвинуть все свои эмоции и, косо поглядывая на часы и на то, как уходит отведенное на работу время, слушать начальника.
Любой начальник устроен так, что он непременно должен быть умнее и важнее других, поэтому ему очень нравится поучать и проверять других, что приводит к пустой потере рабочего времени. Разного рода комплексные планы, тренинги, столь популярные в настоящее время, безбожно забирают рабочее время. Но в отличие от других типов потерь потери времени вам вряд ли удастся избежать самостоятельно, поэтому возможен один выход: надо как можно ответственнее относиться к работе, только тогда время нотаций шефа можно сократить до минимума.
Конечно, потеря времени по вине начальства – это довольно частая проблема, устранить которую вам не под силу, но оказывается, основными виновниками в потере рабочего, а значит, и жизненно необходимого времени являются именно ваши коллеги. Как же коллеги могут красть ваше рабочее время? О, эти кровожадные «времякрады» имеют целый арсенал разного рода ухищрений, которые позволяют им не только не работать самим, но и не давать работать окружающим. Если вы решили добиться успеха, то вам необходимо знать об этих ухищрениях, чтобы избегать и благополучно преодолевать их.
Первое – это разговоры, которые, конечно, очень увлекательны, но и очень продолжительны, иногда до такой степени, что занимают три четверти рабочего времени. О чем же можно столько говорить? Да о чем угодно! Все начинается с того, что одна или один из работников, тяжело вздохнув, произнес сакраментальную фразу: «Ой, как же я устал(а)!» И понеслось. Каждый пытается высказать свои соображения на данную тему, каждому есть на что пожаловаться. В результате несколько часов драгоценного рабочего времени потеряно и нескоро восполнится.
Второе ухищрение – это перекуры, которые раздражают всех людей, которые умеют ценить время. Конечно, отдых – это иногда необходимо, но когда «перекур» затягивается на полдня – это непростительная потеря времени. Часто коллеги устраивают этот перерыв не раз в день, как положено и простительно, а бесконечное количество раз. Все начинается так же банально, как и в первом случае, – с предложения одного из работников немного «перекурить».
Подумайте, рабочий день длится восемь часов, вы «перекурили» десять минут с утра, десять минут в полдень, десять минут после обеда (который, кстати говоря, тоже занимает целый час) и десять минут в конце рабочего дня, всего час сорок минут. На работу остается всего шесть часов двадцать минут, а если вы обсудили некоторые проблемы личного характера, то и того меньше. А за это время вы могли бы сделать очень много, но время потеряно, и его уже не наверстаешь.
Как же быть в этой ситуации? Конечно, работать без перерыва и обеда – это замечательно, но так и до помрачения рассудка недалеко. Поэтому перерывы между работой необходимы, но в разумных пределах. Вам нужно работать над собой, научиться ограничивать себя в отдыхе во время рабочего дня. Составьте распорядок дня, который сократит потерю времени максимум до одного часа, тогда вы запросто сможете сэкономить время, а значит, и увеличить свою прибыль.
Особого внимания заслуживают ваше отношение к работе и сама работа. Да, не удивляйтесь, даже она может красть ваше рабочее время. Присмотритесь: если ваша работа вам не по душе, если вы каждый раз с нетерпением ждете окончания рабочего дня, то вы ничего не будете успевать. Но если вы отдаете работе все свои силы и энергию, то время для вас – это ценность, которой вы дорожите и уж точно не будете тратить по пустякам. Находясь на рабочем месте, важно помнить, что время – это не только ваши потенциальные деньги, но правильно выбранный момент – это успех, удача, счастье. Почему кто то должен все это у вас красть?
Как же работа может украсть отведенное именно на нее время? Да очень просто. Каждый человек, устраиваясь на работу, планирует, мечтает о достижениях и славе, но со временем все это куда то улетучивается. Работа должна иметь строгий план, который предусматривает все: непосредственно работу, необходимое для нее развитие и даже отдых.
Если человек не имеет в своей голове такого плана, он будет использовать время нерационально, тратя его, не рассчитывая. Ученые доказали, что если человек умеет рационально использовать время, то он умеет грамотно распределять свои силы. Это важно для рабочего процесса, так как человек, который понимает, что и как он делает, обречен на успех.
Что же или кто же еще может красть наше рабочее время? Вопрос напрямую связан с первой рассмотренной нами проблемой, когда человек не умеет разделять личную жизнь и работу. Наше рабочее время – это, оказывается, неплохой трофей, на который претендуют масса людей: коллеги по работе, начальник. Теперь поговорим о родственниках. Эти люди, хотя и находятся довольно далеко от вас, тоже норовят украсть ваше рабочее время. Как? Очень просто!
Как показывает статистика, особое место в отвлечении от работы занимают разговоры с родственниками по телефону или воочию. Стоит только раз сказать, что разговоры по телефону на работе разрешены, как сотрудники начинают этим злоупотреблять.
Вы поговорили пять минут с ребенком, пять минут с тещей или свекровью, пять минут с мамой или папой – пятнадцать минут рабочего времени потеряно.
Итак, отбросим шутки в сторону и подведем некоторые итоги. Ваше рабочее время в большинстве случаев используют все кому не лень, только не вы, это приводит к его глобальной потере. Для того чтобы работать с полной отдачей, необходимо ценить время. Поймите, что потерять время – это потерять деньги, а также частичку того ощущения, что проделанная работа приносит не только заработок, но и удовлетворение.
Понять это сможет только тот человек, который в первую очередь ценит свою работу, любит ее и стремится получить отдачу от прилагаемых усилий. Как же относиться ко времени, чтобы оно приносило максимум пользы? Так же, как вы относитесь к жизни. Люди ценят свою жизнь, стараются взять от нее все, сделать максимум хорошего и полезного, а вот о своем времени они не задумываются. Это глупость и расточительство высшей меры. Цените жизнь, старайтесь, чтобы она была лучше и легче, так же относитесь и ко времени.
Глава 8. Слабое звено
В современную эпоху господства точных технологий и хронического цейтнота человек оказывается «слабым звеном». Его попытки приспособиться к предъявляемым требованиям приводят к печальным последствиям: личного времени катастрофически не хватает, и отсюда – затягивающееся состояние стресса, переходящее нередко в разного рода нервные расстройства.
Существует множество факторов нашей повседневной жизни, которые могут привести к устойчивому стрессу:
– работа: возможность увольнения, понижения в должности, высокая конкуренция, профессиональный стресс (шум, радиация, постоянное напряжение – этот список можно продолжать до бесконечности);
– плохое питание: систематические перекусы в буфетах, еда, приготовленная из полуфабрикатов, отсутствие в рационе овощей и фруктов – все это явно не способствует хорошему самочувствию;
– недостаток сна: многие люди постоянно недосыпают, что приводит к ослаблению иммунитета, повышает риск обострения хронических заболеваний и увеличивает восприимчивость к другим стрессовым факторам;
– окружающая среда: сложная экологическая ситуация, шум, автомобильные пробки;
– финансовые проблемы;
– одиночество;
– нвозможность остаться одному;
– самовосприятие: большинство людей склонны к негативной самооценке, особенно это касается внешности (две трети всех мужчин и еще большая часть женщин недовольны своей внешностью и хотели бы ее изменить);
– отравляющие вещества: курение, алкоголь, наркотики – комментарии излишни.
Немалую роль в провоцировании стрессового состояния играют так называемые «второстепенные раздражители». К ним относятся:
– дорога до работы и обратно;
– очереди;
– нехватка времени.
Показателями недостатка времени являются:
– постоянная спешка, суетливость;
– неспособность сосредоточиться на одной задаче, стремление всегда делать несколько дел одновременно;
– неспособность расставить приоритеты в делах;
– нескончаемый поток рутинных и срочных дел;
– несвоевременные ответы на деловую корреспонденцию;
– постоянные помехи в работе: незапланированные звонки и посетители;
– работа дома за счет личного времени;
– ощущение хронической усталости и цейтнота;
– выполнение работы за других сотрудников;
– ухудшение отношений в коллективе, конфликты, которые не удается разрешить в течение продолжительного времени.
Если вы наблюдаете более трех этих симптомов в своей работе, то весьма вероятно, что ваше время неправильно организовано. Прежде всего попытайтесь ответить на вопросы: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Как соотносится то, что вы делаете каждый день, с вашими долгосрочными целями и смыслом вашей жизни (и соотносится ли вообще)? Планирование эффективно только в одном случае – если ваши долгосрочные цели включены в ежедневную деятельность. Только в этом случае человек действительно получает удовлетворение от работы и от жизни вообще.
Итак, первое, что вам необходимо сделать, – это создать перечень жизненных целей. Для этого необходимо обдумать следующие вопросы:
– каковы мои жизненные цели;
– чего я хочу добиться в следующие 2–4 года;
– что мне необходимо сделать в следующие 6 месяцев. Теперь сравните и проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели не противоречивы, а следовательно, есть большие шансы достичь их в намеченные сроки. Если они сильно различаются, то необходимо задуматься: стоит ли ждать чего то или кого то? Не пора ли заняться осуществлением ваших планов немедленно, вместо того чтобы тратить время и энергию на то, что вам по большому счету неинтересно. Незаинтересованность в конечном итоге своего труда, отвращение к работе, ощущение себя «не в своей тарелке» – мощный стрессовый фактор, исключающий рациональную организацию рабочего времени.
Для экономии времени необходимо также правильно работать с входящими документами. Проанализируйте вашу почту и прекратите доступ ненужной информации, на письма отвечайте сразу же.
Выработайте привычку сразу производить все необходимые действия с документом, чтобы брать его в руки только один раз. Складывайте входящую информацию в три папки: «срочно ответить», «информация» и «реклама».
Если перед вами стоит серьезная задача, которую необходимо срочно решить, попробуйте воспользоваться временем сна: перед сном настройтесь на задачу, дав подсознанию команду решить проблему; старайтесь проснуться до звонка будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние; будьте готовы принять сообщение – держите рядом с кроватью блокнот и ручку.
Но если проблема не дает вам уснуть, откажитесь от этого метода.
Важным фактором нехватки времени и, как следствие, рабочего стресса является неумение общаться. Тысячи людей страдают от этого. Как часто мы не умеем слушать собеседника, не можем внятно выразить свои мысли, что ведет к недопониманию, искажению передаваемой информации, т. е. к колоссальным потерям времени.
Как убедиться, что то или иное замечание имеет для вас тот же смысл, что и для остальных? Самый лучший способ – переспросить собеседника, что он имел в виду. Вы можете использовать фразы типа: «Что вы имеете в виду?», «Что вы хотите сказать?», «Простите, мне кажется, я не совсем понял вас».
Даже тогда, когда у вас нет никаких сомнений, реальная ситуация может отличаться от вашего о ней представления. Вы можете использовать парафраз – изложение услышанной информации своими словами. Это отнюдь не уловка с целью заставить собеседника поверить в то, что вы его слушаете, а отличный способ понять, что же вам хотят сказать.
Если ваш собеседник выражает свою мысль общими фразами, то вы можете попросить уточнить детали. Если он говорит о какой то детали, то вам стоит обобщить его замечание. В этом случае у вашего собеседника будет возможность оценить, насколько верно понята сообщенная им информация, и в случае необходимости внести поправки и разъяснения. Кроме того, вы продемонстрируете свою заинтересованность, а это в свою очередь побудит собеседника тоже внимательно слушать и стараться понять вас. Вам кажется, что переспрашивание отнимет слишком много драгоценного времени?
Поверьте, еще больше времени уйдет на исправление ошибок, связанных с неправильно воспринятой информацией.
Кажется, всем понятно, как важно не опаздывать на деловые встречи и совещания, и при этом у огромного количества людей имеются проблемы с пунктуальностью. Нехватка времени и неотложные дела не являются оправданием, ведь опаздывая, вы «воруете» время вашего партнера, которое не менее ценно, чем ваше.
Учитывая то состояние огромного напряжения, в котором современный человек лавирует в мире бизнеса, пунктуальность дает большое преимущество. Опоздание на встречу не просто невежливо, оно ставит под сомнение ваш авторитет делового человека и в некоторых случаях предопределяет отрицательный результат встречи.
Вот несколько советов, как организовать свое время, чтобы всегда приходить на деловые встречи вовремя.
1. Переведите свои часы на 7 10 минут вперед. Даже зная о том, что часы спешат, человек подсознательно ориентируется на них.
2. Чтобы лучше контролировать свое время, планируя встречу, четко определите время отъезда – это гораздо важнее, чем время прибытия. Если вы планируете потратить на дорогу 20 минут, а при хорошем стечении обстоятельств – 15 минут, то выезжайте за полчаса.
3. Готовясь к деловой встрече или совещанию, откажитесь от намерения сделать что то в последний момент, например начинать телефонный разговор за минуту до отъезда. Помните о своем обязательстве.
Если ваш деловой партнер постоянно опаздывает на встречи, вы можете сделать две вещи: во первых, обратить его внимание на проблему, во вторых, назначать встречи на 15 минут раньше, чем они в действительности начинаются.
Случалось ли с вами такое: вы чувствуете, что текущее совещание, проводимое вами, скучное и непродуктивное – просто потеря времени! Чтобы такого не произошло, следуйте нескольким несложным правилам – это поможет сделать совещания более эффективными, вызывающими энтузиазм для дальнейшей плодотворной работы:
– всегда объявляйте сотрудникам о цели предстоящего совещания;
– объясните каждому сотруднику, почему ему необходимо присутствовать на совещании. Например, вы можете сказать следующее: «Пожалуйста, подготовьте пятиминутный отчет о результатах переговоров с поставщиками»;
– приготовьте письменную повестку дня для всех участников и, если есть возможность, раздайте участникам за несколько дней до совещания;
– приходите на совещание раньше намеченного времени, чтобы успеть подготовиться к работе;
– начинайте совещание вовремя, даже если кроме вас присутствуют только двое сотрудников. Таким образом вы создадите себе репутацию человека, ценящего время других. Это будет тонким намеком, что вы ждете того же и от своих сотрудников;
– напомнив о цели совещания, приглашайте всех сотрудников к активному участию;
– контролируйте обсуждаемые темы: если кто то отступает от повестки дня, тактично сообщите о времени, отведенном на обсуждение данного вопроса, и направьте обсуждение в нужное русло;
– в заключение суммируйте все сказанное и быстро закончите совещание.
Если вы выступаете на совещании не как организатор, а в качестве одного из приглашенных, то вам пригодятся следующие советы.
1. Постарайтесь заранее узнать, чему посвящено данное совещание, – вы можете задать этот вопрос лицу, пригласившему вас. Это прояснит для вас цели совещания, приведет к тому, что оно будет более плодотворным, или выявит необязательность вашего присутствия.
2. Если вы не видите пользы в вашем участии, попросите вычеркнуть вас из списков, но обязательно мотивируя свое решение. Однако если совещание созывает ваш начальник, то вам лучше присутствовать – хотя бы из чисто дипломатических соображений. Тем не менее вы можете задать вопрос о том, какой вклад конкретно вы можете внести в обсуждение вопросов повестки дня (созывающие совещание часто просто не задумываются над тем, чье участие в этом мероприятии действительно важно). Возможно, ваш начальник пересмотрит свое мнение относительно необходимости вашего присутствия.
3. Если в повестке дня стоит только один вопрос, касающийся непосредственно вас, можно попросить перенести его на начало совещания, чтобы вы могли уйти раньше. Но не забывайте, что подобная тактика может привести к недоброжелательному отношению со стороны других лиц, которые также не заинтересованы в этом совещании.
4. Если вы предполагаете, что ваши аргументы встретят сопротивление, попробуйте незаметно пролоббировать их – люди склонны более придерживаться того мнения, к которому они пришли в кулуарах, чем того, которое им навязывается ходом совещания.
5. Продумайте план действий на случай, если не достигнете тех целей, которые перед собой ставили.
6. Реально оценивайте свои возможности. Не ставьте невыполнимых целей. Не принимайте на себя слишком много обязательств. Остерегайтесь предлагать нереальные сроки для выполнения той или иной задачи – в этом случае велика вероятность попасть в цейтнот.
7. Если вы чувствуете, что застряли на очень длинном совещании, постарайтесь организовать для себя «важную» встречу, чтобы покинуть его раньше. Не стоит злоупотреблять этим средством – это вызовет подозрения.
8. Обращайте внимание присутствующих на несоблюдение регламента.
9. Постарайтесь установить периоды времени, когда вы свободны для совещаний, и доведите это до общего сведения.
Не забывайте, что хорошо спланированные совещания должны помогать сотрудникам грамотно определять срочность тех или иных рабочих задач, а также максимально эффективные способы их решения, что является залогом правильной организации рабочего времени.
Во время визитов новых или потенциальных клиентов менеджеры часто стараются завести короткий разговор на отвлеченную тему, чтобы дать человеку время освоиться в новой обстановке и «растопить лед». Но иногда подобные беседы затягиваются, что является существенным, если времени у вас в обрез. Чтобы повернуть обсуждение к нужной теме, не проявляя излишней прямоты и резкости, сделайте небольшую паузу, откройте записную книжку, возьмите карандаш – продемонстрируйте свою готовность к деловому разговору.
Вам наверняка приходилось говорить по телефону с чрезмерно словоохотливым человеком. Как лучше прекратить непродуктивный разговор, не задев при этом самолюбия собеседника? Безусловно, вам необходимо быть тактичным, но твердым, ведь у вас отнимают рабочее время. Если вы сами звоните подобному человеку, то можете предварить беседу словами: «Мне необходимо обсудить с вами этот вопрос до того, как я пойду на совещание к 12 часам». Подобным замечанием вы продемонстрируете собеседнику, что у вас мало времени. Если вы все же оказались втянуты в беседу, не связанную с рабочими вопросами, то сделайте паузу и скажите что то вроде: «Спасибо, что уделили мне время» или «Хорошо. Я знаю, что вы очень занятой человек. Не хочу больше отрывать вас от дел».
Современные телефоны снабжены клавишей, переключающей звонящего вам человека в режим ожидания. Однако не стоит злоупотреблять этим новшеством – просьба подождать должна быть исключением, а не правилом. Если кто то, явно злоупотребляя вашим временем и терпением, просит вас подождать, чтобы ответить на другой звонок, стоит вежливо, но твердо сказать: «Извините, но в данный момент у меня нет времени ждать. Может быть, вы перезвоните мне через несколько минут?» Проявляйте настойчивость всегда, когда дело касается пустой траты вашего времени другими людьми. Пресекайте подобные попытки сразу же, и с вами будут считаться как с человеком, знающим цену времени.
Еще один важный шаг в организации времени – избавление от трудоголизма, который стал в наше время повсеместным явлением. Для трудоголика не существует ничего, кроме работы. Но природу не обманешь: там, где работа заменяет все остальные виды активности, начинается стресс.
Признаками стресса, вызванного злоупотреблением работой, являются:
– резкое снижение производительности труда (для выполнения привычной работы требуется в два, а то и в три раза больше времени, чем обычно);
– пренебрежение семьей и общественной жизнью;
– деформирование представлений о важности, приоритетности различных жизненных целей и установок;
– склонность уделять повышенное внимание мелочам;
– прогулы и опоздания;
– агрессивность;
– неспособность соредоточиться;
– плохая работа кишечника;
– учащенный пульс;
– частые простуды;
– бессонница;
– непроходящее чувство усталости;
– привычка грызть ногти;
– чрезмерное потребление алкоголя;
– повышенная тяга к сладкому.
Легко заметить, что симптомы стресса во многом совпадают или являются прямым продолжением показателей нехватки времени.
Стресс не всегда проявляется открыто, он может прятаться за тысячью личин. Прислушайтесь к себе! Возможно, вы заметите, что:
– у вас испортилась осанка;
– вы мысленно ругаете себя, часто сбиваетесь с мысли;
– у вас появился «нервный» смех, привычка покачивать ногой, желание скрыться ото всех;
– вы видите во сне кошмары и стали склонны преувеличивать опасности;
– у вас часто возникает ощущение бессмысленности жизни, отсутствия цели;
– вы не доверяете окружающим, стали чрезвычайно обидчивы, потеряли интерес к интимной жизни;
– вы стали тяжелы на подъем, у вас изменился аппетит;
– вы чувствуете ломоту во всем теле, у вас нарушился менструальный цикл, участились позывы к мочеиспусканию.
Наличие у вас более трех из вышеперечисленных признаков с вероятностью до 99 % свидетельствует о состоянии стресса.
Одной из характерных особенностей стресса является его трудная диагностика. Часто человек, зацикленный на работе, не в состоянии осознать проблему, поэтому, если вы наблюдаете у себя какие либо из вышеперечисленных симптомов, стоит поинтересоваться у близких, не стали ли вы трудоголиком. Вас также должно насторожить то, что вы испытываете беспокойство, если вас отвлекают от работы, или осознаете свою ценность только в связи с достижениями в работе.
Вот несколько советов по борьбе со стрессовыми состояниями из за нехватки времени:
|
